Archivering volgens "Vindt"principe
Wij werken volgens de richtlijnen van de Nederlandse Orde van Advocaten.
Voor advocatenkantoren geldt dat gedegen informatie- en documentbeheer noodzakelijk is. Het belang van documenten kan voortkomen uit verschillende functies:
- zij kunnen een rol spelen in de bedrijfsvoering;
- zij kunnen betrekking hebben op zaken die door het kantoor worden behandeld;
- (het achteraf) afleggen van verantwoording over het handelen van het kantoor;
- vastlegging van afspraken;
- opvolging van wet- en regelgeving.
Uw kantoor hanteert ongetwijfeld een uniforme werkwijze wanneer het gaat om het archiveren van cliëntdossiers en maakt gebruik van een aparte archiefruimte. Het bewaren van dossiers dient allereerst in uw belang om daarmee te voldoen aan de wettelijke bewaar- en verjaringstermijnen. Na afwikkeling van een dossier, wordt het dossier gesloten en opgeborgen in het archief. In de dossiermap worden alle relevante stukken opgenomen. Deze relevante stukken zullen eveneens digitaal worden opgeslagen zodat ze altijd snel terug te zoeken zijn zonder dat u het papieren archief hoeft te raadplegen. Op de dossiermap wordt zichtbaar vermeld de naam, cliëntcode en jaartal. Bij archivering passen wij het ‘VINDT’ principe toe:
- Vertrouwelijk, archivering van de dossiers waarborgt de vertrouwelijke behandeling van de gegevens;
- INzichtelijk, archivering van de dossiers gebeurt op inzichtelijke wijze;
- Deugdelijk/Duurzaam, het kantoor garandeert een deugdelijke/duurzame archivering van de dossiers;
- Toegankelijk, ook na archivering garandeert kantoor de toegankelijkheid met betrekking tot de dossiers en de dossiergegevens.